Stand: September 2024
Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Dich darüber aufklären, welche Arten Deiner personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang im Rahmen der Bereitstellung unserer Applikation verarbeiten. Hierbei unterteilen wir die Beschreibung der Datenverarbeitung auf unserer Webseite, in unserem Assessmentcenter und auf unserer Plattform bei Personio. Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
DES GmbH
Gewerbegebiet Ost 8. 18258 Schwaan
Tel.: +49 (0) 40 63606 30
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 3479
Registergericht: Amtsgericht Rostock
Datenschutzbeauftragter:
RIVACY GmbH
Adresse: Mexikoring 33, 22297 Hamburg
E-Mail: info@rivacy.eu
Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen und elektronischen Zugangs zu den Daten als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, der Weitergabe, der Sicherung der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, die Löschung von Daten und Reaktionen auf die Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes, durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen. SSL-Verschlüsselung (https): Um Deine via unserem Online-Angebot übermittelten Daten zu schützen, nutzen wir eine SSL-Verschlüsselung. Du erkennst derart verschlüsselte Verbindungen an dem Präfix https:// in der Adresszeile Deines Browsers.
Nachfolgend werden Dir die Verarbeitungstätigkeiten auf unserer Website dargestellt. Anhand der Art der personenbezogenen Daten wird Dir erläutert, für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sowie für wie lange die personenbezogenen Daten gespeichert werden.
3.1 Besucher unserer Webseite Sofern Du unsere Website nur zu rein informatorischen Zwecken besuchst, ohne Daten über eine Registrierung oder auf andere Weise aktiv bereitzustellen, werden nur die Internetverbindungsdaten, die Dein Browser an unseren Server übermittelt, verarbeitet. Art der personenbezogenen Daten: Server-Log-Dateien: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Datum & Uhrzeit der Serveranfrage, IP-Adresse, Adresse der angefragten Ressource Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage: Bei einem Besuch unserer Website/unseres Webshops werden automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Dein Browser automatisch an uns übermittelt, verarbeitet. Die Erhebung dieser Daten erfolgt sowohl zur zukünftigen Optimierung unseres Online-Angebots als auch zur Datenschutzkontrolle und Datensicherheit. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf der gesetzlichen Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Automatisch erhobene Protokolldaten werden nach Erfüllung des Zwecks der Verarbeitung, in der Regel nach maximal 30 Tagen nach deren Erhebung gelöscht oder anonymisiert, sofern nicht eine längere Speicherung im Einzelfall aus Gründen der Daten- und Systemsicherheit oder zur Fehleridentifikation und -behebung erforderlich ist. Die in dieser Erklärung aufgeführten personenbezogenen Daten werden automatisch beim Besuch der Website/des Webshops durch unsere IT-Systeme erfasst. Ohne eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten kann die Website/der Webshop gegebenenfalls nicht optimal dargestellt werden.
3.2 Bewerber über unsere Website Im Rahmen von Bewerbungen verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten. Art der personenbezogenen Daten: Persönliche Angaben wie (i) Name, private Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, postalische Anschrift) sowie weitere von Dir gemachte fachliche Angaben im Rahmen der Bewerbung wie (ii) Lebenslauf, Empfehlungsschreiben, Anschreiben, Arbeitsberechtigungsschein, vorangegangene Anstellungen, Ausbildungshistorie, gesprochene Sprachen, anstellungsrelevante Fähigkeiten und Zeugnisse als auch im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses gemachte Angaben (teilweise gesetzlich gefordert) wie (iii) Geburtsdatum und -ort, Familienstand, Kinderzahl, Führerscheininformationen und gegebenenfalls Behindertenstatus Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Deiner Bewerbung, die per E-Mail, über eine Unternehmensseite, oder postalisch erfolgen kann, ist erforderlich, um die Auswahl geeigneter Mitarbeiter, die Mitteilung der Entscheidung über eine Bewerbung, die Koordination des Bewerbungsverfahrens (z.B. persönliches Gespräch) sowie die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses durchzuführen. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf der gesetzlichen Grundlage des § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG. Wir erheben die in dieser Ziffer 2.3 genannten personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess direkt von Dir als Bewerber. Wenn eine Bewerbung bei uns keinen Erfolg hat, speichern wir diese personenbezogenen Daten nach Mitteilung dieser Entscheidung an dich noch für sechs Monate. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist dann ergänzend von oben Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es diese personenbezogenen Daten gegebenenfalls in Bezug auf Rechtsstreitigkeiten mit Bewerbern, insbesondere im Zusammenhang mit dem AGG, zu verwenden.
3.3 Kontakt- und Anfragenverwaltung Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via soziale Medien) sowie im Rahmen bestehender Nutzer- und Geschäftsbeziehungen werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet soweit dies zur Beantwortung der Kontaktanfragen und etwaiger angefragter Maßnahmen erforderlich ist. Die Beantwortung der Kontaktanfragen sowie die Verwaltung von Kontakt- und Anfragedaten im Rahmen von vertraglichen oder vorvertraglichen Beziehungen erfolgt zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten oder zur Beantwortung von (vor)vertraglichen Anfragen und im Übrigen auf Grundlage der berechtigten Interessen an der Beantwortung der Anfragen und Pflege von Nutzer- bzw. Geschäftsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a und f DSGVO). Hierbei verarbeiten wir Deine Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern); Inhaltsdaten (z.B. Eingaben in Onlineformularen); Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten); Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen). Die Erarbeitung erfolgt zur Erbringung der vertraglichen Leistungen und Kundenservice; Kontaktanfragen und Kommunikation; Verwaltung und Beantwortung von Anfragen; Feedback (z.B. Sammeln von Feedback via Online-Formular); Bereitstellung unseres Onlineangebotes und Nutzerfreundlichkeit.
3.4 Nutzung unserer Social Media Profile Soweit Du eine Unternehmensseite von uns auf Facebook, Instagram und LinkedIn durch Anklicken des Media-Links oder direkt besuchst und die die dort bereitgestellten Kontaktmöglichkeiten nutzt (einschließlich einer Kommentarfunktion), werden von uns Deine personenbezogenen Daten in dem unter Ziffer 2.2 und 2.3 bestimmten Umfang verarbeitet. Die Verarbeitung durch uns erfolgt auf Grundlage einer Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten verfolgen wir das Interesse, Besuchern/Nutzern ein zeitgemäßes Informationsangebot sowie Interaktionsmöglichkeiten auf unseren Unternehmensseiten zur Verfügung zu stellen. Für diese Unternehmensseiten sind wir gemeinsam mit Facebook, Instagram beziehungsweise LinkedIn verantwortlich im Sinne der DSGVO. Wir haben als (Mit)Verantwortlicher dieser Unternehmensseiten mit Facebook, Instagram und LinkedIn Vereinbarungen getroffen, welche unter anderem die Bedingungen für eine Nutzung der Unternehmensseite regeln. Wenn Du unsere Unternehmensseiten bei Facebook, Instagram oder LinkedIn besuchst, verarbeiten die jeweiligen Social-Media-Anbieter personenbezogene Daten von Dir. Ein Teil der personenbezogenen Daten, die anlässlich der Benutzung unserer Unternehmensseiten erhoben und verarbeitet werden, wird uns über die sogenannten „Insights“ (Nutzerstatistiken) in aggregierter Form zur Verfügung gestellt. Die erstellten Nutzerstatistiken (insbesondere: Facebook: die Anzahl der Besucher auf unserer Unternehmensseite, der der Umfang an Interaktionen („Gefällt-mir“-Angaben, Seitenabonnenten, Reaktionen zu Beiträgen), Informationen zu Videos (Anzahl der Aufrufe, Beliebtheit der Videos), demografische Daten (Informationen zur Altersgruppe, zum Geschlecht, zum Bildungsstand, zum Beruf; zum Beziehungsstatus); Instagram: Aktivitäts-Informationen (Reaktionen: Like/Herz, Kommentare, wie geteilt oder gespeichert, wie viele haben Profil im Reaktion auf eine Story aufgerufen, Klicks auf Links im Profil), demografische Daten; LinkedIn: Posts (Anzahl, wie oft ein Post angezeigt wurde, Anzahl, wie oft Post und Unternehmen angeklickt wurden, Likes, Kommentare, Teilen), Follower (ob organisch oder nicht, demografische Daten), Besucher (wie oft derselbe Besucher, demografische Daten)) werden ausschließlich in anonymisierter Form an uns übermittelt. Wir haben keinen Zugriff auf die jeweils zugrundliegenden Daten. Genaueres zu den Datenverarbeitungen, insbesondere im Hinblick auf Nutzerstatistiken, kannst Du den Vereinbarungen über die datenschutzrechtliche Verantwortung entnehmen:
Für Facebook und Instagram: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum
Für LinkedIn: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum Inwieweit die Social-Media-Anbieter daneben personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, kann den nachfolgend verlinkten Datenschutzerklärungen entnommen werden. Wir haben insofern keinen Einfluss darauf, ob Facebook, Instagram oder LinkedIn personenbezogene Daten an Dritte übermittelt. Insbesondere ist es möglich, dass personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union durch die Facebook Inc., Instagram Inc. oder LinkedIn Inc. mit Sitz in den USA verarbeitet werden.
Facebook Facebook wird betrieben von der Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Datenschutzerklärung: https://www.facebook.com/about/privacy/
Instagram Instagram wird betrieben von der Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Datenschutzerklärung: https://help.instagram.com/519522125107875
LinkedIn LinkedIn wird betrieben von der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Datenschutzerklärung: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
3.5 Automatisierte Entscheidungen Wir werden Deine personenbezogenen Daten nicht verwenden, um dich betreffende automatisierte Entscheidungen zu treffen oder Profiling zu betreiben.
3.6 Empfänger der personenbezogenen Daten Wir teilen Deine personenbezogenen Daten mit den folgenden Empfängern: Wir verwenden zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die genannten Zwecke Auftragsverarbeiter, die in unserem Auftrag für uns die personenbezogenen Daten verarbeiten. Wir behalten dabei stets die Kontrolle über die jeweiligen personenbezogenen Daten und bleiben Verantwortlicher für die Datenverarbeitung. Wir übermitteln personenbezogene Daten im Einzelfall an Gerichte, Strafverfolgungsbehörden, Aufsichtsbehörden, sonstige Behörden, Steuerberater und Anwälte, sofern dies rechtlich zulässig und erforderlich ist.
3.7 Speicherdauer Soweit nicht anders angegeben, speichern wir Deine personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erbringung der Dienstleistungen, den Verkauf unserer Produkte oder die Übermittlung von Informationen, die Du von uns verlangt hast, sowie der Verwaltung der Geschäftsbeziehung mit Dir erforderlich ist. Darüber hinaus sind wir nach dem jeweils anwendbaren Recht zur Aufbewahrung bestimmter personenbezogener Daten für gesetzlich festgelegte Zeiträume verpflichtet (wie zum Beispiel im Zusammenhang mit Geschäftsvorfällen). Deine personenbezogenen Daten werden umgehend gelöscht, wenn sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind.
Dir steht als Betroffener nach der DSGVO verschiedene Rechte zu, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 21 DSGVO ergeben: • Widerspruchsrecht: Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Dich betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Werden die Dich betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, hast Du das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Dich betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. • Widerrufsrecht bei Einwilligungen: Du hast das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen. • Auskunftsrecht: Du hast das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben. • Recht auf Berichtigung: Du hast entsprechend den gesetzlichen Vorgaben das Recht, die Vervollständigung der Dich betreffenden Daten oder die Berichtigung der Dich betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen. • Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung: Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben das Recht, zu verlangen, dass Dich betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen. • Recht auf Datenübertragbarkeit: Du hast das Recht, Dich betreffende Daten, die Du uns bereitgestellt haben, nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern. • Beschwerde bei Aufsichtsbehörde: Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs, hast Du ferner das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere einer Aufsichtsbehörde im Mitgliedstaat, in dem Du Dich gewöhnlich aufhältst, der Aufsichtsbehörde Deines Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes, eine Beschwerde einzulegen, wenn Du der Ansicht sei sollten, dass die Verarbeitung der Deiner Person betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Wir bitten Dich, Dich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Dich, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Deinerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird. Sofern wir in dieser Datenschutzerklärung Adressen und Kontaktinformationen von Unternehmen und Organisationen angeben, beachte bitte, dass die Adressen sich über die Zeit ändern können und bitten die Angaben vor Kontaktaufnahme zu prüfen.
6.1 Personenbezogene Daten und die Rechtsgrundlage ihrer Verarbeitung a) Bewerbungsprozess Um Dich bei uns über das Assessmentcenter für eine der dort angegebenen Stellen zu bewerben, benötigen wir von Dir Deine Kontaktdaten (Deine E-Mail-Adresse, Deinen Vor- und Nachnamen, Deine Wohnanschrift und Deine Telefonnummer) sowie persönliche Informationen (Dein Geschlecht für die richtige Ansprache und Dein Geburtsdatum). Diese Angaben benötigen wir, um im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mit Dir in Kontakt zu treten und das Bewerbungsverfahren insgesamt durchführen zu können. Daneben erheben wir die von Dir im Rahmen des Assessmentcenters abgegebenen Antworten, die Du auf die von uns gestellten Fragen gibst. Diese Fragen dienen der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bitte beachte: Wir führen keine automatisierte Einzelfallentscheidung durch, das heißt, Dein Ergebnis hat keine unmittelbare Auswirkung darauf, ob wir uns mit Deiner Bewerbung auseinandersetzen! Zudem erheben wir die weiteren Angaben, die Du uns mit Deinen Bewerbungsunterlagen mitteilst, die Du uns über die Upload-Funktion zur Verfügung stellst. Wir benötigen alle diese Informationen, um Deine Bewerbung berücksichtigen zu können. Rechtsgrundlage unserer Verarbeitung ist § 26 Abs. 1 Satz 1 in Verbindung mit Abs. 8 Satz 2 BDSG. Hiernach dürfen wir die personenbezogenen Daten von Bewerbern für Zwecke eines Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. b) Website Um die IT-Sicherheit zu gewährleisten, loggen wir Deine IP-Adresse. Diese Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der störungsfreie Betrieb unserer Website.
6.2 Empfänger der personenbezogenen Daten Eine erfolgreiche Bewerbung wird intern in Deine Personalakte übernommen. Über diese Verarbeitung informieren wir Dich gesondert. Für die technische Bereitstellung des Assessmentcenters greifen wir auf Hostingprovider zurück, die in unserem Auftrag handeln. Des Weiteren übermitteln wir Deine personenbezogenen Daten nicht an Dritte.
6.3 Speicherdauer Wir speichern Deine personenbezogenen Daten für sechs Monate nach Abschluss der Bewerbung. Personenbezogene Daten aus einer erfolgreichen Bewerbung werden wir anderweitig in der Personalakte verarbeiten, alle anderen personenbezogenen Daten werden wir automatisiert löschen. Log-Daten für die Website löschen wir nach sieben Tagen.
7.1 Umfang der verarbeiteten Daten Solltest Du Dich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Deine personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekundest Du Dein Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Du übermittelst uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Deiner Stellensuche/Bewerbung nutzen und speichern. Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben: • Name (Vor- sowie Nachname) • E-Mail-Adresse • Telefonnummer • LinkedIn-Profil (optional) • Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
Außerdem hast Du die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Deinen Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.
Auf Deine Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.
Deine Daten werden über einen Zeitraum von sechs Monate über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Deine Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).
Darüber hinaus behalten wir uns vor, Deine Daten mit Deiner Zustimmung zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ für 365 Tage nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu speichern, um etwaige weitere interessante Stellen für Dich zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbung auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz.
Sofern Du im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.
7.2 Weitergabe der Daten an Dritte Die im Rahmen Deiner Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.